Zahnärztliches Qualitätsmanagementsystem (ZQMS)
in Schleswig-Holstein

Die Einrichtung und Weiterentwicklung eines Qualitätsmanagements ist seit 2005 für jede Vertragszahnarztpraxis eine gesetzliche Verpflichtung. Zur effizienten Umsetzung dieser und der zahlreichen anderen Anforderungen, die eine Zahnarztpraxis erfüllen muss, stellt Ihnen die Zahnärztekammer das Zahnärztliche Qualitätsmanagementsystem (ZQMS) ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung.

Was ist ZQMS?

Es handelt sich um ein von Zahnärzten für Zahnärzte entwickeltes Qualitätsmanagementsystem, welches speziell auf die Bedürfnisse der Zahnarztpraxis zugeschnitten ist. Das ZQMS hilft Ihnen, die zunehmenden gesetzlichen Anforderungen konsequent und wirkungsvoll umzusetzen und dabei die täglichen Abläufe in der Praxis durch Einsparung von Zeit und Kosten zu erleichtern.

Das ZQMS wurde von der Landeszahnärztekammer Hessen entwickelt und den hessischen Zahnarztpraxen im Jahr 2006 zur Verfügung gestellt. Seither haben sich elf (Landes-)Zahnärztekammern, die Bundeszahnärztekammer und die Bundeswehr angeschlossen. Dies ist ein großer Vorteil, denn durch die Kooperation profitieren Sie von der Nutzung gebündelter Kompetenz. Mittlerweile ist das ZQMS langjährig erprobt und es hat sich bereits in vielen deutschen Zahnarztpraxen bewährt.

Das ZQMS steht allen Zahnärztinnen und Zahnärzten in Schleswig-Holstein über das Internetportal www.zqms.de nach erfolgter Registrierung zur Verfügung. Jede Zahnarztpraxis entscheidet bei der Nutzung des ZQMS selbst, ob sie mit diesem Instrument eine ZQMS-Minimalvariante erstellt, durch Strukturierung aller Praxisabläufe ein umfangreicheres praxisinternes ZQMS aufbaut oder Einzelelemente des ZQMS als Ergänzung für das bereits bestehende QM-System nutzt.

Aufbau des ZQMS, ZQMS GREEN und ZQMS ECO

Das Portal besteht im Wesentlichen aus vier Elementen: ZQMS-Kompass, ZQMS GREEN, ZQMS ECO-Kompass und Service-Portal.

Das zentrale Element, der ZQMS-Kompass (siehe Abb. 1), ist in Segmente unterteilt, welche in Modulen die Anforderungen der verschiedenen Arbeitsbereiche beispielsweise Praxishygiene, Röntgen, Datenschutz, Praxislabor oder Personalmanagement beinhalten. Mit Hilfe der dort hinterlegten, leicht verständlichen Fragen kann für alle Bereiche der Praxis der Ist-Zustand erhoben und mit dem Soll-Zustand verglichen werden.

Zur Erreichung des Soll-Zustandes können erforderliche Maßnahmen oder Bemerkungen für weiteren Handlungsbedarf beim Durcharbeiten des jeweiligen Moduls im Protokoll dokumentiert werden, bevor dieses separat gespeichert wird. Dieses Vorgehen erleichtert die Abarbeitung der festgelegten Korrekturmaßnahmen.

Der Bearbeitungsstand der einzelnen Module im ZQMS-Kompass ist farblich gekennzeichnet und verfärbt sich – ähnlich wie beim Ampelsystem – von rot für „offen“ über gelb für „in Arbeit“ nach grün für „erledigt“.

Der Nachhaltigkeitskompass ZQMS GREEN (siehe Abb. 2) kann dazu genutzt werden, die Ausrichtung der Zahnarztpraxis nachhaltiger zu gestalten, um so einen Beitrag für mehr Umweltschutz im Praxisalltag zu leisten. So können Sie darin zahlreiche Informationen abrufen und erhalten darüber beispielsweise einen umfassenden Überblick zum Energiesparpotenzial Ihrer Praxis, wie Sie Papier und Wasser ressourcenschonend einsetzen oder Plastik reduzieren können. Gegebenenfalls lassen sich durch die neuen Maßnahmen zusätzlich Arbeitszeit und Kosten einsparen.

Der Bearbeitsungszustand des Kompasses wird farbig wiedergegeben von „grau” für „offen” über “gelb” für „in Arbeit” zu grün” für „erledigt”.

Der ebenfalls modular aufgebaute ZQMS ECO-Kompass (siehe Abb. 3) ist speziell für den Unternehmer Zahnarzt vorgesehen und soll ihn bei allen Aspekten der Leitung und Führung des Unternehmens Zahnarztpraxis unterstützen.

hinterlegten Fragen ermöglichen eine Ist-Analyse der Bedingungen in der eigenen Praxis wie zum Beispiel Analyse der Praxiskosten, Kreditmanagement, Berufsrecht, Labor und Altersvorsorge.

Der Bearbeitungsstand der Module wird auch hier farblich wiedergegeben: blau für „offen“, hellblau für „in Arbeit“, grün für „erledigt“.

Das Service-Portal beinhaltet eine in Unterverzeichnisse gegliederte Sammlung von hilfreichen Unterlagen für die Praxis, beispielsweise Muster-Arbeitsanweisungen, Merkblätter, Musterverträge, Praxisinformationen zu speziellen Themen, GOZ-Abrechnungsempfehlungen, Behandlungschecklisten, vertragszahnärztliche Anforderungen, Tarifverträge, gesetzliche Grundlagen, Unfallverhütungsvorschriften und vieles mehr. Für einen raschen Zugriff auf die gewünschten Unterlagen sorgt die Suchfunktion oben links auf der ZQMS-Startseite.

Weitere Optionen

Das ZQMS bietet auch die Möglichkeit, Qualitätsziele festzulegen und Projekte mit Zeitvorgaben, Maßnahmen zu definieren und dazu die Verantwortlichkeiten festzulegen. Die Projekte können über den Button „Qualitätsziele“ eingegeben werden. Beispiele sind die Einführung des Qualitätsmanagements bis zu einem festgelegten Zeitpunkt, die Festlegung eines bestimmten prozentualen Zugangs an Neupatienten pro Jahr, die Senkung der Wartezeiten von Patienten oder die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Mit Hilfe des ZQMS ist ebenso das Verwalten von Terminen möglich. Wichtige Fristen wie etwa die Aktualisierung der Fachkunde im Strahlenschutz alle fünf Jahre, die jährlich durchzuführenden Unterweisungen, Termine für arbeitsmedizinische Vorsorge oder Fristen für elektrische Prüfungen oder Validierungen von Medizinprodukten können über den Button „Termine“ eingepflegt und verwaltet werden. Die Erinnerung an die eingegebenen Termine und Fristen erfolgt per E-Mail.

Das ZQMS wird laufend ergänzt und aktualisiert. Die neuen bzw. geänderten Dokumente sehen Sie in der Rubrik Neue/ geänderte Dokumente auf der ZQMS-Startseite.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an das Einrichten eines Qualitätsmanagements, geprüft durch den TÜV Rheinland (auf Wunsch ist eine kostengünstige ISO-Zertifizierung möglich)
• Übersicht über aktuelle Gesetze, Richtlinien und Normen
• verbesserte Umsetzung aktueller Forderungen, z. B. Datenschutz, Hygiene, Praxislabor
• effiziente Bewältigung der administrativen Aufgaben
• Erleichterung der Praxisabläufe
• einfache Bedienbarkeit
• laufende Aktualisierung
• kontinuierliche Weiterentwicklung
• keine zusätzlichen Kosten für die Zahnarztpraxis

Registrierung für beide Systemlösungen ZQMS und ZQMS ECO

Bitte beachten Sie, dass für die Portale ZQMS und ZQMS ECO jeweils eine Benutzer-ID vergeben wird, weil die Portale für unterschiedliche Zielgruppen vorgesehen sind. Es wird empfohlen, dass das ZQMS ECO ausschließlich durch den Praxisbetreiber bearbeitet wird.

Zur Registrierung und Freischaltung gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Internetseite www.zqms.de aufrufen
• Oben auf der Startseite das Wort „Registrierung“ anklicken
• Wählen Sie Ihre Kammer aus: mit der Dropdown-Taste rechts: „ZÄK Schleswig-Holstein“
• Felder, insbesondere Pflichtfelder ausfüllen
  In das Pflichtfeld „ Mitgliedsnummer“ bitte eine fiktive Nummer bestehend aus sechs Ziffern eintragen.
• Unten gewünschten ECO-Benutzernamen und gewünschtes ECO-Passwort eingeben.
• Freischaltung der Zahnärztekammer abwarten und starten.

Einführungsveranstaltungen für das ZQMS

Die Erfahrungen zeigen, dass ZQMS selbsterklärend ist und auch ohne Schulung bedient werden kann. Interessierte Zahnarztpraxen können an einer Informationsveranstaltung in der Kammer teilnehmen.

Kurse zum Qualitätsmanagement sind im Fortbildungsprogramm der Zahnärztekammer Schleswig-Holstein zu finden.